Qu’est ce que : Définition du document

Un document est la preuve ou le témoignage matériel d’un fait ou d’un acte qu’une personne physique ou morale, une institution, une association, etc., qui peuvent être de nature publique ou privée, réalisent en conséquence de l’exercice de leurs activités et fonctions et qui peuvent être capturés dans une unité d’information qui observe tout support, papier, bande, disque magnétique, film et photographie, dans le but de le conserver dans le temps au cas où il serait nécessaire de le présenter comme preuve, mémoire ou héritage à quelqu’un.Dans le cas d’organisations et d’institutions qui réalisent un travail vaste et étendu, les documents seront un besoin quotidien de presque tous les membres de la même, ce qui exigera qu’ils soient utilisés en séries et seront appelés séries documentaires, parmi lesquelles sont inclus : la correspondance, les livres de procès-verbaux, les livres comptables, entre autres.
Un document est principalement constitué d’informations écrites qui peuvent avoir été rédigées à la main, c’est-à-dire manuscrites, ou par un procédé mécanique tel que la machine à écrire, massivement utilisée dans le passé, ou par ordinateur, qui est le moyen mécanique qui prédomine aujourd’hui. Dans ce dernier cas, les documents qui sont créés par le biais d’un ordinateur sont conventionnellement appelés fichiers et une fois qu’ils ont été créés par l’intéressé, grâce à l’utilisation d’un programme d’édition de documents, tel que Word, ils recevront un nom et un format, puis seront sauvegardés dans l’unité de stockage de son choix et laisseront ainsi la recherche mieux organisée au cas où il serait nécessaire de les ouvrir ultérieurement pour les consulter ou les modifier.
Les documents peuvent également être classés en documents primaires, qui sont ceux qui contiennent des informations originales de l’auteur et qui n’ont pas été traités ou modifiés par d’autres personnes que leur responsable, en documents secondaires, qui sont ceux qui ont été traités, et en documents tertiaires, qui sont les documents secondaires qui ont été traités.