Qu’est ce que : Définition de Secrétaire

Une secrétaire, aussi appelée dans certaines parties du monde assistante administrative, est une personne qui s’occupe de l’exécution des activités de base de bureau, soit dans une entreprise privée, soit dans un organisme d’état, en plus d’être la proche collaboratrice du gestionnaire ou du cadre qu’elle assiste, c’est-à-dire que la secrétaire du président d’une entreprise est en quelque sorte la gestionnaire de son temps de sorte qu’il n’a plus à se préoccuper que de la prise de décisions de l’entreprise pour obtenir de meilleurs clients, le reste s’occupe de la secrétaire. Par exemple, et entre autres choses, elle s’occupera de votre agenda, répondra à vos appels et à tout ce dont vous avez besoin.Ainsi, si vous voulez avoir une gestion d’entreprise efficace, il sera essentiel d’avoir une personne efficace qui déploie ce poste, car c’est par elle que passeront la plupart des courses/activités d’une organisation.

Fonctions principales

Ses principales fonctions ou activités sont liées à ce que l’on appelle le travail de bureau, l’administratif, comme le traitement de la correspondance entrante et sortante, la réception de la documentation, la réponse aux appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs et des fournisseurs, le classement des documents, les calculs, le compte rendu à son supérieur de tout ce qui est inhérent à son domaine, le suivi du traitement des dossiers, la gestion de l’agenda, tant des réunions que des contacts, l’utilisation de tous les outils de bureau, tels que les photocopieurs, les imprimantes, les télécopieurs, les ordinateurs, entre autres, la connaissance des langues, de préférence l’anglais, mais bien sûr, plus il y en a, mieux c’est, car vos conditions et vos aspirations seront beaucoup plus élevées au sein de l’organisation dans laquelle vous travaillez, et la connaissance de l’étiquette institutionnelle et commerciale.

Secrétaire particulier. Une relation étroite de confiance avec le patron

Les secrétaires peuvent travailler dans différents domaines et contextes, tandis que l’une des variantes les plus paradigmatiques de la fonction est sans aucun doute la secrétaire dite privée, qui, comme son nom l’indique, est celle dont les fonctions consistent à s’occuper de toutes les questions inhérentes à son patron, tant sur le plan personnel que professionnel. En général, les patrons et les secrétaires établissent un lien très fermé et étroit en raison de la quantité de secrets et de faiblesses que les secrétaires connaissent. C’est pourquoi la figure de la secrétaire et sa relation avec son patron ont fait l’objet d’innombrables représentations dans divers récits de fiction.
L’un des plus mémorables est sans doute Executive Secretary, un film produit à Hollywood en 1988 et mettant en vedette Harrison Ford, Melanie Griffith et Sigourney Weaver. Le personnage de Griffith est la secrétaire de Weaver, un cadre supérieur grossier et mesquin. Le personnage de Griffith prouve ses capacités à ce poste et découvre que son patron garde une de ses idées pour créer une entreprise. Elle finit par la démasquer et finit non seulement par y prendre pied mais aussi par tomber amoureuse du millionnaire en affaires joué par Ford.

Préparation

Bien qu’il ne nécessite pas de longues années d’études comme un diplôme de premier cycle, le secrétariat est un métier qui peut aussi être étudié et qui regroupe bien sûr toutes les activités qui seront demandées à la personne qui occupe ce poste.
En général, les personnes qui aspirent à ce poste passent un bref test sur les points spécifiques recherchés, par exemple qu’elles peuvent manipuler tel ou tel programme informatique ou qu’elles peuvent parler et écrire dans un anglais parfait.

Une position dominée par les femmes

Bien que le poste soit principalement occupé par des femmes, il y a aussi des hommes qui occupent cette fonction. Contrairement à ce qui se passe pour d’autres postes ou professions, le poste de secrétaire est un emploi qui a été historiquement réservé aux femmes.

Unité de l’État qui gère une zone

D’autre part, le concept est utilisé dans de nombreuses régions du monde hispanophone pour désigner une agence d’État chargée de gérer un domaine, par exemple le secrétaire à l’éducation, le secrétaire à la sécurité, entre autres.
Le secrétariat est dirigé par un fonctionnaire appelé secrétaire, qui sera la plus haute autorité au sein du secrétariat et qui doit répondre aux politiques définies par le gouvernement qui l’a nommé.