Qu’est ce que : Définition de Oficio

Le terme oficio fait référence à un document généralement utilisé par les ambassades, les ministères, les municipalités, les écoles et les bureaux gouvernementaux, entre autres, dans le but de communiquer des dispositions, des ordres, des rapports, des consultations et, d’autre part, d’accomplir des formalités liées aux accords, aux invitations, aux félicitations, à la collaboration et aux remerciements, parmi les plus récurrents. En d’autres termes, comme le montre la définition, un oficio est l’un des moyens les plus formels de communication avec les organismes du secteur public.Il existe deux types d’oficio, l’oficio multiple et la transcription d’oficio.
L’oficio multiple est le document utilisé lorsqu’un même sujet ou une même question est adressé à plus d’un destinataire. C’est pourquoi les institutions ou agences qui l’envoient laissent un espace vide pour inclure le numéro du document et le destinataire auquel il est adressé. Ces informations permettront également d’accélérer le processus de documentation. En général, dans l’oficio múltiple, les ordres, les instructions, les recommandations, les suggestions et autres informations sont communiqués simultanément à différents bureaux et offices, en étant adressés à des subordonnés ou entre patrons qui conservent les mêmes niveaux hiérarchiques. Deux choses à garder à l’esprit dans ce type de bureau : le numéro du bureau sera le même pour toutes les copies à distribuer et le mot distribution doit y figurer, et la transcription, comme son nom l’indique, est le bureau qui transcrit le contenu du bureau original à l’identique. Tous les paragraphes doivent être transcrits exactement comme ils le sont dans l’original et en utilisant des guillemets. Ce type de document est généralement utilisé pour diffuser des résolutions, circulaires, directives ou autres informations relatives au document officiel original. Comme dans le cas précédent, les destinataires de ce type de document sont des subordonnés ou des autorités du même niveau hiérarchique.
Parmi les parties qui composent une lettre officielle, on trouve : l’en-tête, le nom de l’année, du lieu et de la date d’où elle est écrite, la numérotation correspondante, le destinataire, l’objet, avec le mot objet en majuscules et un bref résumé de son contenu, la référence, le corps du texte dans lequel on fait connaître la raison de la communication, un adieu cordial, la signature et le post-signature, les initiales, l’annexe et la distribution.
D’autre part, et dans un contexte religieux, les prières officielles du rite latin de l’Église catholique, en dehors de la messe et articulées autour des heures canoniques, sont communément appelées office.
Enfin, une autre des utilisations données au terme est celle de synonyme de profession, puisque c’est ainsi qu’il désigne l’ensemble des enseignements techniques qui permettront l’exercice ultérieur d’une personne dans une certaine activité, par exemple, la menuiserie, entre autres.