Qu’est ce que : Définition de l’inventaire

L’inventaire est ce registre documentaire des biens et autres objets appartenant à une personne physique, une entreprise, un organisme public, entre autres, et qui est réalisé avec une grande précision et une grande prolixité dans la formulation des données.

Document dans lequel sont inscrits les biens et propriétés d’une entreprise, d’une entité publique ou d’une maison, avec pour mission de les organiser, de les ordonner et de les faire enregistrer officiellement.

Bien que les inventaires soient surtout utilisés à la demande d’entreprises ou d’organismes publics qui, comme nous l’avons déjà souligné, disposent déjà de biens et d’autres produits faisant partie de leur patrimoine, c’est-à-dire dans les secteurs commercial et étatique, les inventaires peuvent être utilisés dans divers contextes et situations où l’on veut ordonner et enregistrer les éléments disponibles dans un lieu dans un but précis.
Par exemple, un particulier qui loue un appartement meublé fera un inventaire de chaque objet, mobilier, électroménager, et tout autre élément présent dans l’appartement au moment de la remise en location afin qu’ils soient enregistrés de manière fiable et ainsi pouvoir garder la trace de ce qui est resté et au moment de la fin du contrat de location vérifier avec cet inventaire que tous les meubles et objets qui ont été inventoriés sont présents et dans les conditions correspondantes. Dans des lieux tels que les bibliothèques, il est également très nécessaire de procéder à un inventaire, car il nous offre un relevé détaillé de tout ce qui existe dans ce lieu et qui serait inventorié.

Il est plus facile de trouver des choses

Il est également plus facile de retrouver chaque article plus rapidement et plus facilement car l’inventaire indique sa disposition.
Il faut souligner que les inventaires sont réalisés dans des lieux où il y a de grandes quantités d’objets et d’éléments, et ce parce qu’ils constituent un outil très efficace pour organiser de nombreuses choses, les rassembler et savoir quand elles entrent, quand elles sortent, les coûts impliqués dans leurs revenus et dépenses, entre autres choses.
En d’autres termes, l’inventaire nous apporte ordre et organisation, et nous permet de savoir ce qui est disponible dans un endroit donné.
En outre, et comme conséquence de la situation que nous venons de mentionner, l’inventaire est la vérification et le comptage, qualitatif et quantitatif, des stocks physiques avec les stocks théoriques qui ont été opportunément documentés.
Dans le domaine de la gestion d’entreprise, l’inventaire permet d’enregistrer tous les biens possédés et disponibles par une entreprise pour être vendus à ses clients et qui sont donc considérés comme des actifs courants.
Les biens susceptibles de faire l’objet d’un inventaire sont destinés à la vente directe ou à des activités internes au processus de production, comme les matières premières, les produits non finis, les pièces de rechange pour la maintenance, les matériaux d’emballage, les biens d’entreprise, les produits finis, les produits partiellement finis, les biens en transit et les matériaux d’emballage, entre autres.

Types d’inventaires

Il existe un grand nombre de types d’inventaires, parmi les plus récurrents : les inventaires finaux (réalisés à chaque clôture de l’exercice, généralement le 31 décembre), les inventaires périodiques (réalisés de temps en temps), les inventaires initiaux (tous les biens de l’entreprise sont enregistrés), les inventaires de liquidation légale, l’inventaire des matières premières, l’inventaire de sécurité, l’inventaire de gestion, l’inventaire physique, entre autres.
Parmi les raisons qui existent dans les entreprises pour réaliser un inventaire, on peut citer : la réduction des coûts d’acquisition, la réduction des coûts de qualité de démarrage, la réduction des coûts liés au matériel manquant et la réduction des coûts de commande.
Cependant, il existe également de nombreuses autres raisons qui font des stocks une question lourde et complexe pour l’entreprise en question, telles que : les coûts de stockage, les difficultés à répondre aux clients, les coûts de coordination de la production, les coûts des produits défectueux lorsqu’il s’agit de lots importants, et les coûts associés à la réduction de la capacité.
L’incorporation de la technologie a rendu cette tâche d’inventaire des entreprises, ou d’autres espaces, beaucoup plus simple, car il existe des logiciels spécialement développés pour ce genre de tâches, comme les bases de données, qui facilitent grandement cette tâche, qui auparavant était plus lourde car elle devait être faite par écrit et dans des livres spéciaux.