Qu’est ce que : Définition de la science archivistique (gestion des documents)
Techniques standardisées de gestion des documents dans une organisation ou une entité.
Le concept d’archivistique ou de gestion documentaire est utilisé dans notre langage pour désigner les techniques standardisées utilisées dans l’administration des documents appartenant à une organisation ou une entité, une entreprise ou une bibliothèque, pour ne citer que quelques exemples courants.
Une discipline ancienne qui a évolué de façon fantastique grâce aux nouvelles technologies.
Nous devons souligner que, bien que les techniques et les pratiques appliquées aient changé et évolué en conséquence directe de l’avancée des nouvelles technologies dans presque tous les domaines, et bien sûr l’archivage n’a pas fait exception, nous devons dire que l’archivage est une activité certainement ancienne et a été déployée par l’homme depuis des temps immémoriaux face au besoin impératif de documenter, de laisser une trace administrative, légale ou commerciale de tout ce qu’il fait.
Pour nous donner une idée de la formidable évolution qui s’est produite en termes de supports et de techniques de stockage, il suffit de dire que les hommes les plus primitifs classaient leurs ‘documents’ sur des feuilles de papyrus ou d’argile, alors qu’aujourd’hui nous le faisons sur l’ordinateur ou tout autre appareil électronique.
La grande contribution des ordinateurs et de l’internet
En ce sens, nous ne pouvons ignorer que les ordinateurs et le développement ultérieur d’Internet ont permis une grande avancée dans le domaine de la gestion des documents, rendant la tâche beaucoup plus pratique et simple, tant en termes de sauvegarde des informations que de récupération des documents stockés.
Car bien sûr, auparavant, ceux qui étaient chargés de cette tâche, les archivistes, les bibliothécaires ou les archivistes, entre autres dénominations qui ont été attribuées à ceux qui s’acquittent de cette tâche, devaient utiliser et se servir de lourds livres de comptes, de dossiers, de classeurs, de boîtes, d’étagères, alors qu’aujourd’hui il suffit d’un clic pour effectuer l’archivage ainsi que la recherche de documents ou d’œuvres.
Principales tâches qu’il accomplit
Fondamentalement, l’archivage consiste à générer et à établir une série de règles et de pratiques qui permettent d’identifier les documents à archiver, d’en extraire des informations, de déterminer la durée d’archivage de ceux qui peuvent être éliminés au bout d’un certain temps et, d’autre part, de garantir la conservation à vie des documents de grande valeur.